GTD(Getting Things Done)의 교훈은 간단하다.

"시간을 관리하지 마라!"

우리가 관리할 수 있는 건 시간이 아니라 우리의 행동이란 것이다. 시간은 누구에게나 24시간 밖에 없다. 아무리 시간을 관리해도 절대적인 시간은 늘어나지 않는다. 이런 상항에서 시간을 쪼개서 일을 관리하는 것은 단지 스트레스 요인이 될 뿐이라는 것이다. 머릿속에 해야할 일이나 목표를 두 가지 이상 간직하고 있으면 그게 곧 스트레스가 된다. 지금 무언가를 하고 있어도 "다음에는 뭘 해야하는데..." 하는 생각이 자꾸 떠오르지 때문이다. 

GTD는 그런 스트레스를 없애라고 말한다. 우리가 어떤 일을 하는 것은, 그것이 긴급하고 중요한 일이기 때문이 아니다. 단지, "자연스럽게" 그 일을 해야할 때가 되어서 하는 것 뿐이다. 예를 들어 회사일은 대부분 집에서 처리하기 힘든 일이다. 그런데 자꾸 회사에서 해야할 일을 집에서까지 머릿속에 간직하고 있으면 그것 자체가 엄청난 스트레스가 된다. 그래서 GTD는 그런 목표라든지 일의 중요성 따위는 머릿속에서 지워버리고, 일의 흐름만 관리하라고 말한다. 그게 결과적으로 일을 빨리 처리하는 일이다. 스트레스 요인은 자꾸 일의 흐름을 방해하기 때문이다. 

위의 워크플로우에 대한 간단한 요점 정리는 다음과 같다.

• 모든 Stuff (만남약속, 읽어야되는 메모, 이메일, 청구서, 업무...)는 처음엔 INBOX로 들어간다.
• 한번 본 INBOX 아이템은 다시 INBOX로 들어가지 않는다.
• 모든 업무는 INBOX에 수집된 후 검토와 정리의 과정을 통해서 8가지 목적지 중 하나로 옮겨간다. 쓰레기, 보류, 참고, 프로젝트 수립, 프로젝트 계획, 특정한 일에 처리, 최대한 빨리 처리, 위임. (+바로 수행)
• 프로젝트( = 목표 + 목표): 목적를 달성하는데 필요한 2가지 이상의 행동들
• 프로젝트의 다음 행동내가 오늘 하루를 프로젝트에 제시한 목표를 달성하는데 투자한다면 당장 무엇을 해야할까? 에 대한 답
• 2분의 규칙: 2분안에 끝낼 수 있는 다음 행동들은 당장 실행한다.
• 수집함과 다음 행동이 비어있으면 아무것도 안해도 된다. 마음편히 쉬자!
• '시간 관리'는 없다. 아무리 관리해도 하루가 25시간이 되지 않는다. 우리가 관리할 수 있는 것은 잔신의 행동이다. 
• 매일 계획을 세우지 않는다. 계획은 실전에 수행되기 힘들다. 
• 일에 우선순위를 두지 않는다. 일은 중요한 것부터 먼저하는 것이 아니라 그 일을 할 수 있는 상황에 처했을 때 하는 것이다. 시간적 압박이 있는 일은 달력에 입력한다.
• 검토는 일정한 기간마다 정기적으로 하는 것이 아니고 필요한 만큼 한다. 하루에 5번 할 수도 있고, 일주일에 한번할 수도 있다.
• 메모하는 습관을 길러야한다. 머리속에 남은 미완의 과제들은 스트레스의 근원이다. 모두 적어서 수집합에 넣어버려야 한다. 만약 수집합에 넣지 않는다면 수집함을 비워도 시원하지 않고 찝찝함을 느끼게 된다. 

일이 다 처리되었으면 다 잊어버리고 마음 편히 쉬는게 가장 중요하다.

그리고 중요한 부분은 액션과 프로젝트를 잘 구분하는 일이다. 예를 들어 "부자가 되자"란 목표가 있다고 해보자. 이 말은 자체로는 실행이 불가능하다. 과연 어떻게 부자가 되겠다는 것일까? 이런 만역한 목표를 마음속에 많이 간직할 수록 스트레스만 받는다. 

그렇다면 어떻게 해야할까?

일단 이런 항목은 프로젝트로 분류(부자가 되자! 프로젝트 수립)한다. 그리고 시간이 나면 프로젝트를 어떻게 실행할 수 있을지 생각해본다. 그래서 "부자가 되는 법을 써놓은 책을 찾아보자." 따위의 말을 생각해내면 일단 성공이다.(프로젝트 계획)이 말은 액션에 가까운 말이기 때문이다. 이런 식으로 계속 목표를 구체화시킨다. "인터넷 서점에 방문해서 경제/부자 키워드로 책을 검색한 후 가장 잘팔리는 책 목록을 뽑는다." 수준까지 내려가면 당장 실행할 수 있는 액션이 된다.그러면 이 일을 이제 처리하면 된다. 중요한 점은 그 책을 읽기 전까지는 다음 액션에 대해서 생각하지 않아야한다. 그걸 생각하기 시작하면 역시 또 스트레스가 된다. 위의 요약본에서도 언급했듯 프로젝트에서 우리가 답해야하는 질문은 딱 하나다. "내가 오늘 하루흫 온통 이 프로젝트에 제시한 목표를 달성하는데 투자한다면 당장 무엇을 해야할까?"

"논문을 쓰자"와 같은 프로젝트로 마찬가지다. 논문을 쓰려면 일단 주게가 있어야 하고, 관련 참고문헌을 찾아야 한다. 그리고 보통 그일이 끝나고 나서야 아이디어나 방법론을 정리할 수 있다. 이렇게 일을 쪼개서 액셕 별로 하나씩 처리해야 된다. 그냥 내가 전에 그랬던 것처럼 만역히 써야겠다. 라는 생각만 갖고 있으면 결국 스트레스만 받고 하나도 못 쓰는 것이다. 

[출처: http://mcfrog.org/tt/846]